مدیریت مالی یکی از ارکان اساسی برای موفقیت هر سازمان و کسب‌وکاری به شمار می رود و ثبت و مدیریت همین هزینه‌های کوچک و جاری شرکت‌ها و موسسات هم لازم و ضروری است. به همین دلیل عبارتی به نام مفهوم «تنخواه» و «تنخواه گردان» به عنوان ابزاری کارآمد بوجود آمد تا فرآیندهای مالی و افزایش کارایی در مدیریت منابع مالی آسان تر شود.
در واقع تنخواه مقداری مشخص از پول نقد است که از سوی مدیر شرکت در اختیار یک فرد مسئول قرار می‌گیرد تا آن فرد این پول را برای پرداخت های کوچک و معین استفاده کند . این فرد مسئول، تنخواه دار نامیده می‌شود. با تنخواه گردان حسابداری، شرکت ها می توانند مدیریت هزینه‌های جزئی و روزمره خود را مدیریت کنند و روند اداری خروج پول از شرکت را برای برای امور روزمره آسان کنند. در ادامه این مطلب، به بررسی بیشتر این موضوع خواهیم پرداخت که تنخواه چیست و چه کاربردی دارد؟ پس تا انتها همراه ما باشید.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان همان فرآیند مدیریت هزینه‌های کوچک و بزرگ در شرکت‌هاست. هر سازمان و شرکتی برای رشد و کارایی خود باید هزینه هایی را از خرید مواد مصرفی، کالاها، غذا، لوازم تحریر و موارد مشابه انجام دهد و این هزینه ها را مدیریت کند که معمولا در پایان سال به مبلغ قابل توجهی می رسد.
عدم کنترل درست این هزینه ها به خصوص در شرکت و سازمان های بزرگ می تواند به چالشی مهم تبدیل شود. به همین دلیل، برای جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی، فردی به عنوان تنخواه دار انتخاب می‌شود تا هزینه‌های مرتبط را مدیریت کند.
برای این کار در یکی از حساب‌های ثبت شده در سیستم حسابداری شرکت مبلغی مشخص با عنوان تنخواه واریز می‌شود و اینجاست که نرم افزارهای حسابداری می توانند ثبت دقیق و بدون خطا اطلاعات مالی شما را انجام دهند و نشان دهند که این مبلغ به طور دقیق صرف چه اموری شده است. اگر تمایل دارید که بدانید نرم افزار حسابداری چیست؟ این مقاله را مطالعه بفرمایید.
تنخواه دار
تنخواه دار معمولا قابل اعتمادترین فرد شرکت است و مسئول خرید هر شرکت نیز به شمار می رود. معمولا در شرکت‌های بزرگ، هر بخش تنخواه‌دار جداگانه‌ای دارد. تنخواه‌دار وظایف مالی و اجرایی متفاوتی دارد که می‌تواند به دو صورت انجام دهد:
- خرید شخصی: تنخواه‌دار خود مسئول خرید است و فاکتورهای خرید را به عنوان اسناد در تنخواه گردان ثبت می‌کند.
- پرداخت‌کننده: تنخواه‌دار مسئول خرید نیست و تنها مبالغ اعلام‌شده را بررسی و پرداخت می‌کند و برای تمامی پرداخت‌ها سندی سازمانی به نام برگ پرداخت صادر کرده و در سیستم حسابداری ثبت می کند.
وظایف کلیدی یک تنخواه دار
یک تنخواه دار مدیریت هوشمندانه جریان نقدینگی را به عهده دارد. وظایف اصلی عبارتند از:
دریافت و مدیریت اعتبار
-
- دریافت اعتبار اولیه از مدیر مالی یا حسابداری سازمان.
- تعیین سقف هزینه‌های مجاز بر اساس بودجه و نیازهای بخش.
ثبت دقیق تراکنش‌ها
-
- ثبت تمامی تراکنش‌ها به همراه جزئیات کامل (تاریخ، مبلغ، شرح هزینه، اسناد پشتیبان) در دفترچه یا نرم‌افزار اختصاصی.
- حفظ نظم و دقت در ثبت اطلاعات برای امکان بازبینی و گزارش‌دهی.
کنترل هزینه‌ها و تطبیق با بودجه
-
- مقایسه مداوم هزینه‌های انجام شده با بودجه تخصیصی.
- شناسایی و گزارش هرگونه انحراف از بودجه به مدیران مربوطه.
جمع‌آوری و نگهداری اسناد
-
- جمع‌آوری کلیه اسناد و مدارک مرتبط با هزینه‌ها (فاکتور، رسید، قرارداد و…) برای اثبات صحت هزینه‌ها.
- بایگانی منظم اسناد به منظور دسترسی آسان در صورت نیاز.
تسویه حساب و گزارش‌دهی
-
- تسویه حساب دوره‌ای با حسابداری و ارائه گزارش دقیق از کلیه تراکنش‌ها.
- تهیه صورت‌های مالی تطبیقی برای بررسی و تایید مدیران.
پیگیری و بهبود فرآیندها
-
- شناسایی مشکلات و چالش‌های موجود در فرآیند مدیریت تنخواه.
- پیشنهاد راهکارهای بهبود و افزایش کارایی سیستم.
مهارت‌های مورد نیاز یک تنخواه دار:
- دقت و تمرکز بالا: برای ثبت دقیق و صحیح اطلاعات مالی.
- آشنایی با اصول حسابداری: برای درک مفاهیم مالی و تهیه گزارش‌های دقیق.
- مهارت‌های ارتباطی خوب: برای تعامل موثر با همکاران و مدیران.
- مسئولیت‌پذیری و امانتداری: برای حفظ اموال سازمان و رعایت قوانین و مقررات.
تنخواه گردان خزانه چیست؟
- تنخواه گردان خزانه به نوعی از مدیریت مالی اشاره دارد که در آن وجوه نقد در خزانه سازمان به صورت مداوم و دوره‌ای برای تأمین هزینه‌ها و پرداخت‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نوع مدیریت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند نقدینگی خود را بهینه‌سازی کنند و از بروز مشکلات مالی جلوگیری نمایند.
- در این راستا نرم افزار های حسابداری فراوانی وجود دارند و نرم افزار خزانه داری سبحان همان ابزار حیاتی لازم برای مدیریت وجوه نقد و تنخواه گردان خزانه است. نرم افزار خزانه داری سبحان شامل:
- مدیریت موجودی نقدی
- پیش‌بینی جریان نقدی
- ثبت و پیگیری پرداخت‌ها و دریافتی‌ها
- تولید گزارش‌های مالی دقیق و به موقع می باشد.
استفاده از نرم افزار خزانه داری سبحان به مدیران این امکان را می‌دهد که با دقت بیشتری به مدیریت منابع مالی خود بپردازند و از ایجاد مشکلات نقدینگی جلوگیری کنند.
انواع تنخواه گردان در حسابداری
تنخواه گردان در حسابداری به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر شرکت بر اساس سیاست‌های داخلی خود یکی از آن‌ها را انتخاب می‌کند. این دسته‌ها شامل موارد زیر است:
- تنخواه گردان ثابت
در این نوع تنخواه، با تأیید واحد مالی، مبلغ معینی برای نیازهای شرکت تعیین می‌شود. فردی که به عنوان مسئول تنخواه گردان انتخاب می‌شود، موظف است خلاصه‌ای از پرداخت‌ها و خریدهای انجام شده را در یک بازه زمانی مشخص به واحد حسابداری ارائه دهد. یکی از ویژگی‌های بارز تنخواه ثابت این است که مسئول آن تنها مجاز به انجام هزینه‌های مشخص شده است و نمی‌تواند هزینه‌های دیگری را پرداخت کند.
- تنخواه گردان متغیر
در این روش، یک سقف مشخص برای هزینه‌ها تعیین می‌شود. مبلغ این سقف به عنوان اعتبار برای خریدها و هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه قرار می‌گیرد. در پایان دوره، مسئول تنخواه باید تمامی اسناد و رسیدهای مربوط به پرداخت‌ها را به همراه مبلغ باقی‌مانده به واحد حسابداری ارائه دهد.
- تنخواه گردان نقدی
در این نوع تنخواه، مبلغ ثابتی به شخص داده نمی‌شود. به جای آن، تمامی هزینه‌های انجام شده با ارائه اسناد، رسیدها و قبض‌ها ثبت می‌شود. این روش به مدیریت دقیق‌تر هزینه‌ها کمک می‌کند.
- تنخواه گردان تعهدی
در این روش، مبلغ هزینه شده اهمیت چندانی ندارد و می‌توان هر رقمی را برای آن در نظر گرفت. نکته مهم در این نوع تنخواه، وجود یک نسخه از سند به عنوان تعهد برای ثبت هزینه‌ها است.
تنخواه گردان حسابداری به چه مواردی تعلق می‌گیرد؟
مبلغ تنخواه کاملا به فعالیت هر شرکت و سازمان و مقیاس آن بستگی دارد. اما به طور کلی هزینه‌های خرید لوازم اداری و مصرفی، موارد خوراکی و بهداشتی،خرید تزئینات و گل و گیاه، صدور کارت‌های تبلیغاتی و .. می باشد.
نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزارهای تخصصی در این زمینه می‌تواند به بهبود فرآیندهای مالی شرکت ها کمک شایانی کند. نرم افزار تنخواه گردان سبحان یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در این زمینه به شمار می رود که به مدیران این امکان را می‌دهد که به راحتی وجوه تخصیص‌یافته خود را مدیریت کنند، هزینه‌ها را ثبت کنند و گزارش‌های مالی دقیقی تهیه نمایند. نرم افزار تنخواه گردان سبحان شامل امکاناتی نظیر:
- ثبت و پیگیری هزینه‌ها
- تولید گزارش‌های مالی و تحلیلی
- امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران مختلف
- تسهیل فرآیند صدور و تأیید فاکتورها
علاوه بر نرم افزار تنخواه گردان، نرم افزار انبارداری یک ابزار بسیار کاربردی بوده که برای مدیریت بهینه انبار و موجودی آن مورد استفاده قرار می گیرد. آموزش کار با نرم افزار انبارداری سبحان را از سایت سبحان درخواست کنید.
در دنیای امروز، مدیریت مالی به یکی از چالش‌های بزرگ برای سازمان‌ها تبدیل شده است. استفاده از مفاهیم تنخواه و تنخواه گردان به همراه نرم افزارهای تخصصی می‌تواند به بهبود فرآیندهای مالی و افزایش کارایی در مدیریت منابع مالی کمک کند. با توجه به اهمیت این موضوع، سازمان‌ها باید به دنبال انتخاب نرم افزارهای مناسب و کارآمد باشند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن به مدیریت مالی خود بپردازند. در نهایت، اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری جامع و کارآمد هستید، نرم افزار حسابداری رایگان سبحان گزینه‌ای مناسب برای شما خواهد بود. این نرم افزار با امکانات متنوع خود می‌تواند به شما در مدیریت بهتر منابع مالی و بهینه‌سازی فرآیندهای مالی کمک کند.
