سیستم‌های حسابداری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که می‌توانند نقش مؤثری در ثبت، مدیریت و ارائه گزارش‌های متنوع از وضعیت مالی یک واحد اقتصادی ایفا کنند.
هر واحد اقتصادی، با هر اندازه و وسعتی، می‌تواند از سیستم‌های حسابداری مختلف برای پیگیری درآمدها، هزینه‌ها، میزان فروش، مالیات و سایر صورت‌های مالی استفاده کند. بسته به اندازه و مقیاس کسب‌وکار، سیستم‌های حسابداری در انواع مختلفی ارائه می‌شوند و نیازهای متنوع کسب‌وکارهای کوچک یا بزرگ را پوشش می‌دهند. هر چند که امروزه وجود یک نرم افزار حسابداری آنلاین سهولت کارهای حسابداری را بیش از بیش کرده است اما آشنایی با انواع سیستم حسابداری هر چند در حد مختصر، می تواند در درک مسائل حسابداری بسیار مفید باشد.
به همین دلیل در این نوشته از وبلاگ سبحان قصد داریم تا با انواع سیستم‌های حسابداری آشنا شویم و با بررسی ویژگی‌های هر کدام، مناسب‌ترین سیستم را برای هر نوع کسب‌وکاری شناسایی کنیم.
سیستم حسابداری چیست؟
محاسبه سود و زیان و میزان درآمد، به واقع شاهرگ اصلی در هر کسب و کاری به شمار می رود که بسیار مورد توجه مدیران قرار می گیرد.به همین دلیل مهم‌ترین بخش فعالیت در یک کسب و کار به روز نگه داشتن حساب‌ها در دفتر کل است.
انجام یک سری محاسبات مالی مانند درآمد، هزینه، بدهی و.. در تمام سیستم‌های حسابداری به یکدیگر شباهت دارند و امروزه با پیشرفت تکنولوژی در همه زمینه ها، سیستم‌های حسابداری نیز در فضای ابری به قابلیت‌های فراوانی مجهز شده‌اند و با وجود نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی دیگر بسیاری از فرایندهای حسابداری مثل موجود کالا و انبار، یادآوری چک‌ها، قابلیت گزارش‌دهی پیشرفته، سیستم حقوق و دستمزد و .. را به سادگی قابل انجام است.
انواع سیستم حسابداری
سیستم‌های حسابداری به طور کلی به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند و انتخاب اینکه کدام یک باید مورد استفاده قرار بگیرد به عواملی نظیر حجم سرمایه‌گذاری، نیازها و اندازه کسب‌وکار شما بستگی دارد. این چهار بخش عبارتند از:
- سیستم حسابداری یک‌طرفه
- سیستم حسابداری دوبل (دوطرفه)
- سیستم حسابداری کامپیوتری
- سیستم حسابداری دستی
در سیستم‌های حسابداری مدرن، وجود یک نرم افزار مالی پیشرفته مثل نرم‌افزار حسابداری سبحان، که از امکانات فراوان و ماژول های متعددی همراه است در پیشرفت و سهولت مدیریت مالی بسیار مفید است. در ادامه به توضیح هر کدام از این بخش ها خواهیم پرداخت.
سیستم حسابداری یک‌طرفه
در سیستم حسابداری یک‌طرفه، همان طور که از نامش پیداست هر تراکنش مالی فقط یک‌بار وارد و تنها یک حساب تغییر می کند. سیستم حسابداری یک‌طرفه، بیشتر برای ثبت هزینه‌ها و درآمدها استفاده می‌شود، و هر کدام به‌صورت جداگانه در یک ستون ثبت می‌شود. با محاسبه تفاوت این دو، می‌توان میزان سود یا زیان حساب ها را تعیین کرد.
هر چند که این سیستم، ساده و کم هزینه است اما احتمال بالای خطا در آن وجود دارد و نمی توان از آن انتظار ارائه صورت‌های مالی اصلی مثل ترازنامه، را داشت.
سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه
در سیستم حسابداری دوبل، همان طور که از نامش پیداست برای هر تراکنش مالی به‌طور هم‌زمان دو حساب ثبت می‌شود؛ یکی حساب بدهکار و دیگری بستانکار . مثلا اگر 1 میلیون تومان برای خرید یک کالا هزینه شود، این مبلغ در دو حساب با ماهیت بدهکار و بستانکار ثبت می شود در این سیستم، همیشه میان بدهی‌ها و درآمدها با یک تعادل همراه است.
در سیستم دوبل سود و زیان به‌راحتی از طریق گزارش مشخص می‌شود و غیر آن نیز می توان گزارشات معاملات فصلی، هزینه‌ها، سود و زیان، و فاکتورهای فروش را هم از این سیستم انتظار داشت.
سیستم حسابداری کامپیوتری
سیستم حسابداری کامپیوتری در واقع همان نرم‌افزارهای حسابداری هستند که کارهای حسابداری را به سادگی و سرعت توسط مازول های متعدد خود انجام می دهند و از تنوع بسیار فراوانی برخوردارند. این نرم افزار ها محاسبات مالی پیچیده را به‌صورت خودکار انجام می دهند و در هر زمان که بخواهید می توانید شاهد گزارش‌های سود و زیان، حقوق و دستمزد، موجود کالا و انبار و هزینه‌های تولید خود باشید.
یکی از بهترین نرم افزارهای مالی موجود در بازار نرم افزار حسابداری ابری سبحان می باشد که با سادگی و سهولت کاربری که دارد در محیطی کاملا ابری و دسترسی در هر زمان و مکان این امکان را به شما می دهد که مدیریت حساب‌های بانکی،ثبت چک ها،ارسال فاکتورها به سامانه مودیان، قبوض، مالیات و سایر عملیات مالی خود را به‌صورت کارآمد و دقیق انجام دهید.
سیستم حسابداری دستی
در سیستم حسابداری دستی، نیز همه تراکنش‌های مالی، به‌صورت دستی و در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند.در این سیستم از کامپیوتر و نرم افزارهای مالی استفاده نمی شود و همه چیز در دفاتر حسابداری ثبت می شود. دفاتری که معمولاً شامل چند ستون و ردیف هستند و اطلاعاتی نظیر تاریخ تراکنش، نوع حساب، مبلغ، بستانکار یا بدهکار بودن را در خود جای می‌دهند.
هر چند این موارد جزء وظایف حسابداری به شمار می رود اما امروزه نرم افزارهای مالی به راحتی این کارها را انجام می دهند.
ویژگی‌های سیستم حسابداری
سیستم‌های حسابداری مالی در سازمان‌ها با مزایا و قابلیت‌های گسترده‌ای که ارائه می‌دهند، امروزه به یک جزء جدایی‌ناپذیر در تمام کسب‌وکارها و شرکت‌ها تبدیل شده‌اند. در ادامه به بررسی برخی از ویژگی‌های کلیدی این سیستم‌ها می‌پردازیم:
پردازش اطلاعات در نهایت سرعت
امروزه و با ظهور سیستم‌های حسابداری مکانیزه و نرم افزار های مالی، فرآیند پردازش اطلاعات و گزارش گیری در کوتاه‌ترین زمان و بالاترین دقت انجام می‌شود.
پیشرفت در کسب و کار با تحلیل دقیق اطلاعات مالی
امروزه کسب‌وکارهایی که به سیستم‌های مالی و نرم افزارهای ابری پیشرفته مجهز هستند، می‌توانند در هر لحظه از شبانه روز با مشاهده تحلیل‌های دقیقی که از داده‌های مالی کسب و کار خود مشاهده می کنند بهترین تصمیمات مالی را برای رشد کسب و کار خود اتخاذ کنند. سیستم‌های حسابداری کامپیوتری پیشرفته مثل نرم افزار مالی سبحان به کسب‌وکارها کمک می کند تا تحلیل‌های جامعی از داده‌های مالی خود داشته باشند و با مشاهده آنی میزان سود وزیان خود تصمیمات مدیریتی هوشمندانه‌تری برای پیشرفت کاری خود اتخاذ کنند.
امکان مغایرت گیری و نظارت و کنترل بر داده‌ها
سیستم‌های حسابداری کامپیوتری می توانند بر داده‌ها و گزارشات ارائه شده نظارت و کنترل کاملی داشته باشند با استفاده از این سیستم‌ها خطاها و اشتباهات به صفر می رسد و حتی می توان از طریق آنها مغایرت‌ها را به‌سرعت شناسایی وحل کرد.
افزایش اثربخشی و کارایی سازمان‌ها
سیستم‌های حسابداری مدرن، نقش مهمی در افزایش اثربخشی و کارایی سازمان‌ها ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها با تحلیل دقیق داده‌های مالی و عملیاتی، به مدیران این امکان را می‌دهند تا تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنند.
به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی می‌تواند با استفاده از این سیستم‌ها، هزینه‌های تولید را کاهش دهد و یا یک فروشگاه آنلاین می‌تواند با تحلیل داده‌های فروش، محصولات پرفروش را شناسایی کرده و کمپین‌های بازاریابی هدفمندتری را اجرا کند. به طور کلی، سیستم‌های حسابداری با ارائه اطلاعات دقیق و به موقع، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری خود را افزایش داده و در بازار رقابتی امروز، موفق‌تر عمل کنند.
برای درک بیشتر این مطلب بد نیست که نیم نگاهی به مطلب حسابداری مدیریت نیز داشته باشید.
بهبود بهره‌وری
سیستم‌های حسابداری مدرن، با اتوماتیک کردن بسیاری از فرآیندهای مالی و مدیریتی، به طور چشمگیری به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کنند. این سیستم‌ها با کاهش خطاهای انسانی، تسریع در پردازش اطلاعات و ارائه تحلیل‌های دقیق، به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا با استفاده از منابع کمتر، به نتایج بهتری دست یابند.
به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی می‌تواند با استفاده از سیستم‌های حسابداری، زمان چرخه تولید را کاهش داده و هزینه‌های سربار را به حداقل برساند. همچنین، یک شرکت خدماتی می‌تواند با استفاده از این سیستم‌ها، مدیریت زمان کارکنان را بهبود بخشیده و رضایت مشتری را افزایش دهد. در نهایت، با کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری، سازمان‌ها می‌توانند رقابتی‌تر شوند و سهم بیشتری از بازار را به خود اختصاص دهند.
اجزای سیستم حسابداری
یک سیستم حسابداری موثر، مجموعه‌ای از عناصر و فرآیندهای مرتبط به هم است که برای جمع‌آوری، پردازش، ذخیره‌سازی و ارائه اطلاعات مالی دقیق و به موقع طراحی شده است.
اجزای اصلی یک سیستم حسابداری عبارت‌اند از:
- منابع داده: شامل کلیه اسناد و مدارکی است که حاوی اطلاعات مالی هستند، اسنادی مثل فاکتورها، رسیدها، قراردادها، صورت‌حساب‌های بانکی و … .
- فرآیندهای حسابداری: مجموعه فعالیت‌هایی که برای ثبت، پردازش و تحلیل اطلاعات مالی انجام می‌شود. این فعالیت‌ها شامل ثبت تراکنش‌ها، تنظیم اسناد حسابداری، تهیه صورت‌های مالی، بستن حساب‌ها و تحلیل داده‌ها است.
- سیستم‌های اطلاعاتی: شامل نرم‌افزارهای حسابداری، سخت‌افزار و پایگاه داده است که برای مدیریت و پردازش اطلاعات مالی به کار می‌رود.
- کنترل‌های داخلی: مجموعه اقداماتی است که برای اطمینان از دقت و صحت اطلاعات مالی و جلوگیری از تقلب و خطا طراحی شده است.
- کاربران: شامل حسابداران، مدیران مالی و سایر کاربرانی است که با سیستم حسابداری کار می‌کنند.
